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整個企業都是TM1,展現出不一樣的BI風貌

專業服務處商業智慧服務一部 林祈宏 Terry Lin

 

隨著商業智慧 (BI, Business Intelligence) 從1989年被定義後,資料的使用開始被認真定義與規範,資料不再只是流水帳的記錄而已。商業智慧的盛行,這二十餘年來,BI世界走入工具戰爭時代,從三國鼎立(Analyzer、SAP BO、IBM Cognos)到群雄割據(PowerBI、SAP BO、IBM Cognos、Tableau、Qlikview…etc),而不管哪套工具,企業導入BI系統主要的目的都是希望從績效管理出發,幫助企業獲取更大利益,但隨著資訊時空背景的改變,電商、互聯網、物聯網的堀起,資料數據的快速變動及資料量的暴增,讓商業智慧分析除了面臨技術上大數據效能的挑戰以外,更面臨了許多即時性與模擬性的分析需求,現今的BI已非單單呈現即可,而是需要因應更多的外在變數與數據變動下,立即進行重新計算與整合現有的資料呈現該企業未來的跡象,BI將不再是一套只看歷史過往的工具,因應如此,同時具備呈現與回寫功能的IBM Cognos TM1 (Planning Analytics) 將扮演貫穿企業由下而上的分析工具,讓企業進入BI絕非高階主管才可獨享的利器,而是人人BI的時代。

 

企業模擬,經營狀態快速掌握

運用TM1平台客製企業模擬編列流程,將管理經驗法則精緻化整理,讓經驗不再只依附在某些資深主管身上,且可透過系統流程將管理經驗傳承至其他主管,除此之外,也讓企業各角色可快速模擬本職所需分析,並透過平台原生功能有效縮短決策循環時間,提升決策品質並透過滾動式預測(Rolling Forecast)更即時反應環境變化對企業的影響。

數據說話,不再依經驗法則管理

透過歷史資料以及計算公式定義,讓主管不再以本身經驗做管理,而是提供有效數據反應,讓主管擁有更多的資訊可以做決策判斷,平台並提供沙盤推演功能,讓主管透過多維度模擬,以模擬出最佳數據狀態下並同步以數據來擬定落實計劃之步驟,而達到數據管理的重要性。

模擬案例,進入人人BI的企業

 

  • 角色:業務、產品經理
  • 使用情境:營業收入編列模擬

於每週、每月或每年進行未來收入預測的模擬,除了本身業績模擬,更以利生產與採購單位,在此數據下進行備料備貨的需求,以達到生產滿足平衡的前置模擬資料源,以及讓財務單位可以掌握公司損益收入模擬。 (不考量單價變動)

 

  • 角色:廠長
  • 使用情境:產能外包編列模擬

於前端業務或產品經理預估完銷售量後,將設定工段順序與損耗率後,系統帶出每工作加上損耗後需生產量,並計算外包費用。後續採購將以最初工段生產量做為採購計算依據。 ※如內部工廠自製也可以使用人工、製費率方式計算工費。

 

 

  • 角色:採購部
  • 使用情境:採購編列模擬

以業務編列外購或生產計算編列數量以產品結構(BOM表)進行原物料或半品的計算, 再進行供應商採購數量調整與採購單價模擬。

 

 

  • 角色:人事部
  • 使用情境:薪資、加班費、職工福利等相關編列模擬

透過歷史薪資及加班資料為基礎,搭配各單位調整人事新舊制擴縮編以及加班時數模擬調整, 並透過系統設計相關參數(勞工退休金提撥%、年度發放月份數、福工福利金%、伙食費基礎, 健保補充保費%…etc),快速掌握相關參數調整後,企業所增減的人事費用,以達到企業最有效的用人制度及人事成本考量。

 

  • 角色:全公司部門
  • 使用情境:資本支出模擬

小至各單位電腦、辦公設計採購折舊模擬,大到企業廠房土地投資折舊掌握,並可在ERP系統尚未發生前就進行折舊模擬,並提供現金流量表當做模擬來源。

 

 

 

  • 角色:全公司部門
  • 使用情境:銷管研製費用模擬

銷售、管理、研發、製造各種費用編列模擬,以搭配各項費用佔比分析了解企業費用支出狀態,並搭配YTM同期費用率管理,如費用增加,但費用率下降時,代表今年度的收入比去年度更高等方式進行調整模擬費用。

 

  • 角色:財務人員
  • 使用情境:銷貨成本表彙總分析

將上述「產能外包加工費』、『物品與原物料採購費』、『生產直接人工費用』、『製造相關費用」等彙總到銷貨成本表,以利產品成本結構分析整理,並可快速了解成本結構,以利同性質產品研發時,可考量不失品質但較便宜的替代料來當研發原物料或著模擬列屬成本之關稅高低,以模擬與採購供應商從哪出貨等決策擬定。

 

 

  • 使用情境:費用分攤設定

將管理中心費用分攤至利潤中心,可透過「業績比例」、「部門人數比例」、「部門薪資比例」、「收件比例」(品管使用)、「坪數比例」等方式進度設定分攤原則,以達到公平分攤之標準。

 

  • 使用情境:損益表彙總分析

將所有來源轉換到會計科目上,彙總至損益表,利潤中心及中高階主管可以快速分析企業或該部門獲利狀態,以達到開源節流的決策調整,並可透過沙盤推演的方式,將數據模擬出來以同步快速擬定決策方針。

 

  • 角色:各位主管
  • 使用情境:What If 決策指標

配合What if KPI指標設定,將所有數字彙總計算至此,以圖形、燈號視覺化方式管理,讓主管更快速掌握誤差值較高的指標,以並透過上述作業重新模擬數據及擬定方針,來改善企業或部門所發生的問題。

窮則變,變則通,通則久

靜態式BI分析已到瓶頸,BI只呈現過去而無法預知未來情境將讓企業失去掌握先機的機會,故掌握日益廣大的企業內外營運數據,並理出頭緒使之轉化為可用資訊,據此提升經營決策的品質與效率,其應用過程的背後,都勢必鏈結到既定的商業目標,並透過TM1 Top-Down、Bottom-up 模擬功能,上至董事長、下至一般接線生,通通都可透過瀏覽器,取得個人權限範圍內的真實呈現的分析數據,如指標不如預期時,展開What-if分析,進一步設法達到開源節流等綜效,因此必須根據商業目標,從不同版本、不同情境的模擬結果中,找出最關鍵的Business Driver,繼而加以落實,以實現未來獲利價值。


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